In mijn zoektocht naar een methode om de chaos te bezweren kwam ik al snel uit bij David Allen, de guru op het gebied van productiviteit voor kenniswerkers en schrijver van de bestseller “Getting Things Done“. Hier zie je hem aan het werk voor een zaaltje nieuwsgierige Googlers.

Na aanleiding van mijn eerdere artikel over mijn mobiele rekening een follow-up.

Ik heb inmiddels de factuur over de maand november 2008 in kunnen zien. Helemaal onderaan dit artikel is deze te zien. Helaas levert Vodafone niet echt handige tools waardoor ik het met een triest pdfje moet doen. Ze leveren wel tools, maar die kosten dus geld, gaan we niet doen dus. Jammer, Vodafone is momenteel nog echt niet web 2.0, ik had namelijk de intentie mijn telefoonrekening en gedrag real-time via een API publiek inzichtelijk te maken. Vodafone is ook nog eens slecht qua facturen. De factuur van november 2008 verscheen pas in januari 2008. Dus Vodafone, doe er eens wat aan, ik ben absoluut niet te spreken over deze service, of het gebrek er aan.

Nu over mijn rekening, het blijkt dat ik meer dan 60 minuten per dag bel. We hebben het dan nog niet eens over gebeld worden. De specificatie laat nog veel meer meer zien:

• Leon van Bokhorst, SocialSoftie dude, fijne vriend en zeer gewaardeerd klega,  heb ik diverse malen gebeld. Hij had op dat moment nog geen telefoon van het werk (collega’s kunnen onderling gratis bellen). Deze gesprekken met Leon zijn 20 euro waard geweest (of heeft het gewoon geld gekost?).
• Verbazingwekkend, mijn ouders zijn ook een dure kostenpost Zij zijn goed voor 15 euro.
• Een ander persoon, zeer gewaardeerd mens Jeroen Kahle, neemt ook ongeveer 20 euro in beslag van het totaal a 150 euro.
• Een stukje ellende begint bij 09008855 1850  0871900309 en 09000244 nummers, dus de 09-info en service nummers, 10 keer in de maand november gebeld, meer dan 15 euro. Levert je werkelijk niets op, kost alleen maar geld.
• De smsjes: 47 smsjes verstuurd, in totaal 50 smsjes, totaal bedrag is 7 euro.
• 4 keer bellen naar het buitenland, goed voor ongeveer 10 euro.

Globaal in totaal gebeld:

• 175 keer naar een mobiele telefoon.
• 60 keer naar een verkort nummer gebeld
• 28 keer naar een vaste telefoon.
• 4 keer naar het buitenland.

Wat heb ik ondertussen voor acties ondernomen?

1. Wisselgesprek uitzetten. Ik heb vaak de neiging een 2e gesprek wat binnenkomt op te pakken en antwoorden te geven als, ik bel je zo even terug. Dit is niet netjes richting degene die je op dat moment aan de lijn hebt, daarnaast ligt het probleem op dat moment bij mij. Ik moet actie ondernemen, ofwel kosten maken, onthouden dat ik terug moet bellen etc…
2. Voicemailboodschap aanpassen.
3. Ik kan zien wie er gebeld heeft en zelf bepalen of ik terug wil bellen of niet. Is het dringend? Dan neem ik aan dat ze vanzelf wel een keer weer bellen, niet iedere keer terugbellen dus. 
4. Mensen die met een geheim nummer bellen, die pak ik niet meer op, ze kunnen, indien ze dat wensen, een mailtje sturen. Geen nummer is geen identiteit. Dan besta je voor mij niet.
5. Minder (mobiel) bellen. Gebeld worden is voor mij intrusive en storend. Maar ik vertoon dus wel hetzelfde gedrag naar de andere mensen toe. Ik breek ook in, ik stoor en interrupeer dus ook anderen. Wat ik zelf vervelend pas ik wel toe bij anderen. Dat kan natuurlijk niet.
6. Ik ben veel te nieuwsgierig, wil geen gesprek missen. Op zich niet erg, ware het niet dat ik er zelf last van begin te krijgen. Information-overload is een big issue voor mij. Het gaat niet alleen om de telefoon maar ook om gesprekken, zakelijke en prive mail, social networks, twitter, etc… Continuous Partial Attention of Constant Partial Attention. En dus ga ik mijn hele informatie en communicatieconsumptie stroomlijnen en eens wat doen aan deze verslaving.
7. Gesprekken korter en efficienter houden.
8. Bij ieder gesprek me afvragen wat de mogelijke kosten en baten zijn. Niet alleen financieel gezien, maar ook qua efficiency.
9. Een poging gedaan om in de HTC P4350 prutstelefoon de tellers voor inkomende en uitgaande gesprekken op te zoeken en te activeren. Nergens te vinden helaas, tijd voor een nieuwe dus.

Wat ik toch ook echt een bijzonder fenomeen vindt is mensen die een mailtje sturen en vervolgens nog geen uur later bellen en vragen of ik het mailtje heb gelezen. Nee, natuurlijk niet! Waarom stuur je dan toch een mail als je me een uur later gaat bellen? Een beller is sneller is nog steeds het spreekwoord…

Arno Vlielander, Gerben Dijkgraaf, Angela van Maasakker, William Rooks, jullie hebben een goed punt, die kosten interesseren me werkelijk niets, bellen die ik toch wel en zal ik altijd blijven doen. Het punt is echter dat ik er zelf last van heb momenteel en dat ik hetzelfde gedrag vertoon naar anderen, terwijl ik telefoons intrusive vindt. Hetzelfde geldt voor Skype, de Office Communicator en de Windows Live Messenger.

Edwin van Druten en Angela halen ook een goed punt aan, afweging maken of ik mensen die ik zo vaak spreek wel iedere keer moet bellen, of eens wat minder moet bellen. Is het wellicht mijn onzekerheid, mijn angst dat ik te weinig bel met mensen?

Baas Kroes (ja, hij is degene die het verhaal rondom mijn mobiele rekening heeft geinitieerd), slaat ook de spijker op z’n kop evenals Leon. Ik moet me eens wat meer verplaatsen in de ontvanger, hoe wil de ontvanger eigenlijk bereikt worden? 

Jean-Pierre van Maasakker? Afspraak klooster in Thailand staat! Wanneer?

Big credits to Linda Bruinenberge (Twitter.com/digilin) en Leon van Bokhorst (twitter.com/leonvanbokhorst). Beiden dank voor jullie steun, support en tips.  En natuurlijk ook de rest van de mensen die via Hyves, per email, per telefoon…, in real life, per Twitter en middels andere Social Networks hun tips hebben geleverd. 

Read the rest of this entry »

Al een aantal maanden is mijn mobiele telefoonrekening aardig hoog, de afgelopen maand was deze weer eens meer dan 150 euro. Uitgaande van 10 cent per minuut is dat meer dan 25 uur bellen per maand. Op zich niet vreemd, da’s minder dan een uur per dag. Naar collega’s kan ik gratis bellen (zo wordt mij verteld), naar externe nummers kost het geld. Naar het buitenland bellen doe ik zelden. Prive bellen doe ik minder dan 10% (nu kun je je afvragen of deze 10% niet het grootste deel van de kosten met zich meebrengt, dit lijkt me niet het geval). Smsjes stuur ik ook zelden, internetten op de mobiel doe ik niet.

Nu moet je weten dat ik qua sterrenbeeld Tweeling ben, een echte zelfs. Een echte tweeling staat bekend om zijn communicatie(middelen), de telefoon is daarom een voor mij voordehand liggend medium. Daarnaast, volgens Belbin ben ik een brononderzoeker, en ook hier geldt weer, de brononderzoeker heeft als een van de karakteristieken het gebruik van de telefoon. Is dit alles? Nee, volgens de MBTI test ben ik een ENFP en ook dit type gebruikt graag de telefoon. Communicatie is dus de story of my life. Heb ik al eerder hoge rekeningen gehad? Welja, bij iedere werkgever ben ik wel geattendeerd op de hoogte van mijn rekening. Met enige regelmaat stond ik in de ranking op nummer 1. Zelfs de nummer 2 (vaak een sales) werd door mij overtopt met enkele tientallen euro’s

Alleen al dit artikel kost uiteindelijk meer dan dat het uiteindelijk oplevert als ik facturabel zou zijn, toch wil ik eens kijken of ik de kosten van dit dwingende, intrusive communicatiemedium, de mobiele telefoon kan terugdringen. En voor de volledigheid, ik bel op basis van een zakelijk abonnement wat door mijn werkgever wordt vergoed.

1. Meer per email communiceren. Voordeel, lagere telefoonkosten. Nadeel, geen mogelijkheid tot leggen/verstevigen relatie, geen direct antwoord, regelen van follow-up voor email wanneer geen antwoord terug komt.
2. Minder communiceren. Voordeel, lagere telefoonkosten. Nadeel, geen idee,
3. Per mail communiceren of de ander mij wil bellen, maar dat is probleemverschuiving. Een voordeel voor mij, een nadeel voor de ander.
4. Aan de telefoon de vraag stellen of de andere kant mij wil terugbellen. Zelfde als punt 3.
5. Minder bellen naar de file-informatie en naar de nummerinformatiedienst.
6. Alerter zijn op broekzakbellen. Geen idee of ik me hier schuldig aan maak.
7. Inzetten van Skype, Windows Live Messenger en de zakelijke Office Communicator. Veel voordelen. Nadeel is dat ik niet rond kan lopen.
8. Korter bellen. Alleen maar voordelen maar ligt niet in mijn aard
9. Inzage verkrijgen in de telefoonrekening. Het zou me bewust moeten maken.
10. Inzage verkrijgen in het belgedrag.
11. Minder nieuwsgierig zijn wanneer ik een oproep heb gemist. Als het belangrijk is wordt er wel een tweede keer gebeld of is de voicemail ingesproken.
12. Evaluatie of het wel het juiste abonnement is.
13. Inzetten van andere communicatiemiddelen als Social Media

Kortom, ik wil eens kijken of ik over 3 maanden mijn rekening onder de 100 euro krijg.

Een van de ideeen die mij het meest aanspreekt is wel het terugdringen van de intrusive communicatiemedia. De (mobiele) telefoon is een storend fenomeen. Je hebt werkelijk geen idee wanneer er iemand belt en waar het over gaat. Ditzelfde geldt voor Skype en de Windows Live Messenger. De Windows Live Messenger, Office Communicator en email zijn tijdrovend.

Maar er is tegenwoordig ook zo iets als Twitter. Op je eigen tijd Twitteren en Twitters consumeren en dat in maximaal 160 karakters. Het is lekker kort, er is toch sprake van contact en conversatie en kan op tijden die jezelf bepaalt geconsumeerd worden. Er is echter een probleempje…. Niet iedereen die ik spreek zit, net zoals ik, op http://www.twitter.com/stoneford. Mijn missie is dan ook, naast het terugdringen van de rekening om te kijken of ik in staat ben zoveel mogelijk mensen op Twitter te krijgen om via Twitter te communiceren.

Ik zou het erg op prijs stellen als jullie ander tips, ideeen en suggesties hebben voor het reduceren van de telefoonrekening. Heb je ideeen? Laat ze alsjeblieft achter in de comments.

Image by Hugh MacLeod

Voor iedereen die Outlook 2007 gebruikt (en Exchange Server) is er nu de Email Prioritizer.

Email Prioritizer is a plug-in for Microsoft Office Outlook 2007 (running on Exchange Server) that helps you manage email overload. This concept test provides a “do not disturb” button that temporarily pauses new email arrival, and prioritizes email with a 0-3 star rating system. We hope this prototype helps you focus on the emails that are most important to you.

Download beschikbaar als “beta” op Microsoft Office Labs